SYNERGY COMPLIANT (SYCO)

Revision: rev.00 | Stand: August 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch SYNERGY COMPLIANT (SYCO) im Zusammenhang mit der Website, der geschäftlichen Kommunikation, Terminbuchungen und Geschäftsbeziehungen.

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger anwendbarer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

SYNERGY COMPLIANT
Inhaber: Daniel Mugangai
Zeppelinstr. 4
88212 Ravensburg
Deutschland

E-Mail: info@syco.pro
Website: www.syco.pro

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch SYNERGY COMPLIANT („SYCO“), insbesondere bei der Nutzung unserer Website, bei der Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung sowie im Rahmen der Anbahnung und Durchführung geschäftlicher Beziehungen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

SYCO verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erforderlich ist. Dabei beachten wir insbesondere die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

Je nach Art und Zweck der Verarbeitung stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: wenn die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke eingewilligt hat.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen: wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt, die auf Anfrage der betroffenen Person durchgeführt werden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung: wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der SYCO unterliegt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen: wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von SYCO oder eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Die jeweils maßgebliche Rechtsgrundlage sowie der konkrete Zweck der Verarbeitung werden – soweit erforderlich – bei den nachfolgend beschriebenen Verarbeitungsvorgängen näher angegeben.

3. Bereitstellung und Hosting der Website

Unsere Website wird mit IONOS MyWebsite Now Plus betrieben und bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland („IONOS“), gehostet.

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, die für die Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität der Website erforderlich sind. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, Referrer-Informationen, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem und Gerät, technische Verbindungsdaten sowie HTTP-Statusinformationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website, zur Gewährleistung ihrer technischen Funktionsfähigkeit und Stabilität sowie zur Erkennung und Abwehr von Störungen und missbräuchlichen Zugriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und technisch ordnungsgemäßen Bereitstellung unseres Internetauftritts.

IONOS verarbeitet Daten im Rahmen der Bereitstellung der Website als Dienstleister für SYCO. Soweit eine Verarbeitung im Auftrag erfolgt, erfolgt diese auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Speicherung kann erfolgen, soweit dies zur Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

4. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie mit SYCO Kontakt aufnehmen, beispielsweise per E-Mail oder über das auf unserer Website bereitgestellte Kontaktformular, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur weiteren Kommunikation mit Ihnen.

Bei Nutzung des Kontaktformulars können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Telefonnummer, sofern freiwillig angegeben
• E-Mail-Adresse
• Inhalt der Nachricht
• gegebenenfalls weitere personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage freiwillig mitteilen

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom Inhalt der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kontaktaufnahme der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient. Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung der an uns gerichteten Anfragen sowie in der geschäftlichen Kommunikation.

Die übermittelten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und eine gegebenenfalls daraus entstehende Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Soweit für die technische Bereitstellung des Kontaktformulars Dienste unseres Website-Providers IONOS eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der mit IONOS bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

5. Terminbuchung über Microsoft Bookings

SYCO bietet die Möglichkeit, Termine online über Microsoft Bookings, einen Dienst von Microsoft 365, zu vereinbaren. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Wenn Sie über Microsoft Bookings einen Termin mit SYCO vereinbaren, werden die für die Terminplanung und -durchführung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer soweit angegeben, gewünschter Termin, gebuchte Dienstleistung, im Rahmen der Buchung übermittelte Angaben und Nachrichten sowie technische und organisatorische Informationen im Zusammenhang mit der Buchung gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Terminvereinbarung, Terminverwaltung, Kommunikation sowie zur Vorbereitung und gegebenenfalls Durchführung der angefragten Leistung.

Soweit die Terminbuchung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Buchung nicht unmittelbar einem Vertragsverhältnis zuzuordnen ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und zuverlässigen Organisation und Durchführung von Terminen.

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der mit SYCO bestehenden vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vereinbarungen, insbesondere nach Maßgabe des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA).

Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer Terminbuchung werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Terminverwaltung, die Durchführung der daraus resultierenden Kommunikation oder Geschäftsbeziehung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

6. Geschäftliche Kommunikation und Microsoft 365

SYCO nutzt Dienste von Microsoft 365 für die geschäftliche Kommunikation, Zusammenarbeit und Organisation. Hierzu können insbesondere E-Mail-Kommunikation, Kalenderfunktionen sowie die Speicherung und Bearbeitung geschäftlicher Informationen und Dokumente gehören.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und geschäftliche Kontaktdaten
• E-Mail-Adressen
• Kommunikations- und Korrespondenzdaten
• Kalender- und Termindaten
• Informationen über Unternehmen, Funktion und Verantwortungsbereich
• Inhalte von Dokumenten und Dateien, soweit diese personenbezogene Daten enthalten
• technische Nutzungs- und Verbindungsdaten
• weitere personenbezogene Daten, die im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation oder Zusammenarbeit übermittelt werden

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der geschäftlichen Kommunikation, zur Organisation und Abwicklung von Geschäftsprozessen sowie zur Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Geschäfts- und Vertragsbeziehungen.

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten, sicheren und zuverlässigen geschäftlichen Kommunikation, Zusammenarbeit und Organisation. Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Weitere Informationen zu möglichen Datenübermittlungen in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR finden Sie im Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“ dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. andere rechtliche Gründe eine weitere Speicherung erfordern.

7. Cookies, Webanalyse und einwilligungspflichtige Technologien

Unsere Website wird mit IONOS MyWebsite Now betrieben. Nach Angaben von IONOS verwendet MyWebsite Now selbst keine Cookies.

Zur statistischen Auswertung und technischen Optimierung unseres Webangebots wird IONOS WebAnalytics eingesetzt. Die Erfassung erfolgt mittels Pixel-Technologie bzw. auf Grundlage von Logdateien und nicht durch Cookies.

Dabei können insbesondere Referrer-Informationen, aufgerufene Seiten oder Dateien, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp sowie Zeitpunkt des Zugriffs verarbeitet werden. Die beim Seitenaufruf übermittelte IP-Adresse wird nach Angaben von IONOS unmittelbar anonymisiert und anschließend ohne Personenbezug verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der statistischen Auswertung und technischen Optimierung unseres Webangebots. Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Analyse und technischen Optimierung unseres Internetauftritts.

Darüber hinaus können auf unserer Website Funktionen oder Dienste eingesetzt werden, die erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geladen werden. Dies betrifft insbesondere den auf unserer Website angebotenen Übersetzungsdienst.

Soweit für solche Dienste Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden oder personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies – soweit eine Einwilligung erforderlich ist – auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf unserer Website verfügbaren Datenschutzeinstellungen widerrufen bzw. geändert werden.

8. Eingebundene Dienste und externe Inhalte

Auf unserer Website können Funktionen und Inhalte externer Dienstanbieter eingebunden sein. Soweit durch die Nutzung solcher Dienste personenbezogene Daten verarbeitet oder Informationen auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert bzw. ausgelesen werden und hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese Dienste erst nach entsprechender Zustimmung aktiviert.

8.1 Website-Übersetzer

Auf unserer Website stellen wir eine Übersetzungsfunktion zur Verfügung, mit der Inhalte der Website in andere Sprachen übersetzt werden können.

Der Übersetzungsdienst wird erst nach Ihrer Zustimmung aktiviert. Bei der Nutzung können Daten an den Anbieter des Übersetzungsdienstes übermittelt und dort verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere technische Informationen über das verwendete Endgerät, Browserinformationen, IP-Adresse sowie Informationen über die Nutzung der Übersetzungsfunktion gehören.

Die Verarbeitung erfolgt – soweit eine Einwilligung erforderlich ist – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf unserer Website verfügbaren Datenschutzeinstellungen widerrufen bzw. geändert werden. Ohne Ihre Zustimmung wird der Übersetzungsdienst nicht aktiviert. Die Website kann weiterhin in ihrer ursprünglichen Sprache genutzt werden.

9. Social Media und externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Websites und Online-Angeboten Dritter, insbesondere zu unseren Auftritten in sozialen Netzwerken.

Bei diesen Verlinkungen handelt es sich um gewöhnliche externe Links. Beim bloßen Besuch unserer Website werden dadurch grundsätzlich keine Inhalte der verlinkten Anbieter geladen und keine Verbindung zu deren Servern allein aufgrund der Verlinkung hergestellt.

Erst wenn Sie einen entsprechenden Link auswählen, verlassen Sie unsere Website und werden zum Angebot des jeweiligen Drittanbieters weitergeleitet. Ab diesem Zeitpunkt kann der jeweilige Anbieter personenbezogene Daten nach Maßgabe seiner eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeiten.

Auf Art, Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung durch diese externen Anbieter haben wir grundsätzlich keinen Einfluss. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.

9.1 LinkedIn

Unsere Website enthält einen Link zu unserem Unternehmensauftritt auf LinkedIn.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Beim bloßen Aufruf unserer Website wird aufgrund dieses Links keine Verbindung zu LinkedIn hergestellt. Erst wenn Sie den LinkedIn-Link auswählen, werden Sie auf die Website von LinkedIn weitergeleitet. Dabei kann LinkedIn personenbezogene Daten verarbeiten. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Plattform LinkedIn gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von LinkedIn.

10. Verarbeitung im Rahmen von Kunden-, Interessenten-, PARTNER- und Lieferantenbeziehungen

Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, PARTNERN, Lieferanten und sonstigen Geschäftskontakten sowie deren Beschäftigten und Ansprechpartnern.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Name sowie geschäftliche Kontaktdaten
• Unternehmen, Funktion und Verantwortungsbereich
• Kommunikations- und Korrespondenzdaten
• Vertrags-, Angebots-, Auftrags- und Projektdaten
• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen
• Dokumentations- und Nachweisdaten
• weitere personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Anfrage, Geschäftsbeziehung oder Projektdurchführung erforderlich werden

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Anbahnung, Durchführung und Verwaltung von Geschäfts- und Vertragsbeziehungen, zur Angebotserstellung und Projektabwicklung, zur Kommunikation mit den beteiligten Personen und Organisationen sowie zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten.

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags mit einer betroffenen Person erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit wir personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, Beschäftigten oder sonstigen Personen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Anbahnung, Durchführung und Verwaltung unserer geschäftlichen Beziehungen sowie einer effizienten geschäftlichen Kommunikation.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

10.1 Einbindung von PARTNERN

SYCO arbeitet bei Bedarf mit fachlich spezialisierten PARTNERN zusammen. Dies kann insbesondere erforderlich sein, wenn für die Durchführung eines Projekts zusätzliche fachliche, technische, regulatorische oder branchenspezifische Kompetenzen benötigt werden.

Soweit es für die Anbahnung oder Durchführung eines Projekts erforderlich ist, können personenbezogene Daten an einen beteiligten PARTNER übermittelt werden. Die Übermittlung wird auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten beschränkt.

Die datenschutzrechtliche Rolle eines PARTNERS richtet sich nach der konkreten Ausgestaltung der Zusammenarbeit. Ein PARTNER kann personenbezogene Daten insbesondere als eigenständig Verantwortlicher oder – soweit er personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von SYCO verarbeitet – als Auftragsverarbeiter verarbeiten.

Soweit ein PARTNER als Auftragsverarbeiter für SYCO tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit eine Datenübermittlung an einen eigenständig Verantwortlichen zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage der jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage. In anderen Fällen kann die Übermittlung insbesondere auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen, soweit nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

SYCO gibt personenbezogene Daten grundsätzlich nur weiter, wenn dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine entsprechende Einwilligung vorliegt oder eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage die Übermittlung erlaubt.

Empfänger personenbezogener Daten können – abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang – insbesondere sein:

• IT-, Hosting- und Cloud-Dienstleister
• Anbieter von Kommunikations- und Terminplanungslösungen
• fachlich beteiligte PARTNER und sonstige Dienstleister
• Steuer-, Rechts- und sonstige professionelle Berater
• Banken und Zahlungsdienstleister
• Behörden und öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von SYCO verarbeiten, werden diese als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Auftragsverarbeiter werden von uns unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ausgewählt. Sie dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur entsprechend unseren dokumentierten Weisungen und für die vereinbarten Zwecke verarbeiten.

Soweit Empfänger personenbezogene Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten, richtet sich die Datenübermittlung nach der für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen Rechtsgrundlage.

12. Datenübermittlung in Drittländer

Im Rahmen der Nutzung bestimmter Dienstleister oder der Durchführung internationaler Projekte kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an Empfänger in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu übermitteln oder einen Zugriff auf personenbezogene Daten aus solchen Staaten zu ermöglichen.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Soweit für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO besteht, kann die Datenübermittlung auf dieser Grundlage erfolgen.

Liegt kein entsprechender Angemessenheitsbeschluss vor, erfolgt eine Übermittlung nur, wenn geeignete Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO bestehen. Hierzu können insbesondere die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC) gehören.

Soweit erforderlich, werden ergänzende technische, organisatorische oder vertragliche Maßnahmen berücksichtigt, um ein angemessenes Schutzniveau für die übermittelten personenbezogenen Daten sicherzustellen.

In Ausnahmefällen kann eine Drittlandübermittlung außerdem auf Grundlage der Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO erfolgen.

Bei der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Bookings können Datenübermittlungen oder Zugriffe aus Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR nicht vollständig ausgeschlossen werden. Microsoft sieht hierfür in seinen Datenschutz- und Vertragsbedingungen entsprechende Mechanismen und Schutzmaßnahmen vor.

Auch im Rahmen internationaler SYCO-Projekte kann eine Übermittlung personenbezogener Daten an Kunden, PARTNER oder sonstige Projektbeteiligte außerhalb der EU bzw. des EWR erforderlich werden. In diesen Fällen wird vor einer entsprechenden Übermittlung geprüft, auf welcher datenschutzrechtlichen Grundlage die Übermittlung erfolgen kann und welche Schutzmaßnahmen gegebenenfalls erforderlich sind.

13. Speicherdauer und Löschung

SYCO speichert personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach dem Zweck der Verarbeitung, der Art der personenbezogenen Daten, der Dauer einer bestehenden Geschäfts- oder Vertragsbeziehung sowie den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Entfällt der Zweck der Verarbeitung und besteht keine gesetzliche oder sonstige rechtliche Grundlage für eine weitere Speicherung, werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder – soweit eine Löschung vorübergehend nicht möglich oder zulässig ist – in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Für geschäftliche und steuerlich relevante Unterlagen gelten insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach dem Handels- und Steuerrecht. Personenbezogene Daten, die Bestandteil solcher Unterlagen sind, werden für die Dauer der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Daten aus Kontaktanfragen und vorvertraglicher Kommunikation werden grundsätzlich gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine Geschäftsbeziehung zustande kommt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.

Daten aus bestehenden Kunden-, PARTNER-, Lieferanten- und sonstigen Geschäftsbeziehungen werden für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung und darüber hinaus nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Dokumentation der Geschäftsbeziehung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Verarbeitung erlaubt.

Soweit in den vorstehenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung für einzelne Verarbeitungsvorgänge besondere Speicher- oder Löschfristen genannt werden, gelten diese vorrangig.

14. Rechte betroffener Personen

Wenn SYCO personenbezogene Daten über Sie verarbeitet, stehen Ihnen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft – Art. 15 DSGVO: Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO: unverzügliche Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten.
• Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO: Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO: Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO: Erhalt bereitgestellter personenbezogener Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bzw. Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
• Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO: Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
• Widerruf einer Einwilligung – Art. 7 Abs. 3 DSGVO: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Im Fall eines Widerspruchs verarbeiten wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an uns wenden:

SYNERGY COMPLIANT
E-Mail: info@syco.pro

Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage können wir, soweit erforderlich, zusätzliche Informationen anfordern, um Ihre Identität zu überprüfen und sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht unberechtigt gegenüber Dritten offengelegt werden.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung oder andere datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Sie können sich insbesondere an die für SYCO zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Deutschland

Telefon: +49 711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

Eine Beschwerde kann auch über das Online-Beschwerdeverfahren des LfDI Baden-Württemberg eingereicht werden. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

16. Datensicherheit

SYCO trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen.

Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Art, des Umfangs und der Zwecke der Verarbeitung sowie der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken ausgewählt und bei Bedarf angepasst.

Hierzu können insbesondere Maßnahmen zur Zugangs- und Zugriffskontrolle, zur Sicherung von IT-Systemen und Benutzerkonten, zur Datensicherung sowie zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten gehören.

Soweit SYCO externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzt, werden diese unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung entsprechender Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen verpflichtet.

Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website erfolgt verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere an der Verwendung von „https“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

Trotz angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen kann bei der Übertragung und Verarbeitung von Daten ein vollständiger Schutz vor sämtlichen Risiken nicht garantiert werden.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird oder sich die von SYCO eingesetzten Dienste und Verarbeitungsprozesse ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung.

Stand: August 2026